Voorkom een hoog oplopend conflict bij de re-integratie

Soms stagneert een re-integratie als er onverwachts wrijving ontstaat tussen de manager en een medewerker. Dit kan worden veroorzaakt door onderliggende problemen in het functioneren of in de communicatie. Hoe voorkomt HR dat het verder escaleert? Wat kunt u doen om de re-integratie weer vlot te trekken?

 “Ellen is in mijn beleving haar re-integratie flink aan het rekken”. De manager van Ellen is aan het woord tijdens een SMT-overleg (Sociaal Medisch Team, met HR, de bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werk). Geërgerd gaat ze verder: “Ellen verzuimt sinds vier weken en was volledig ziek thuis. De bedrijfsarts adviseert nu om de werkuren wekelijks rustig uit te breiden, zonder druk en deadlines, maar iedere keer gebeurt er iets waardoor het re-integratieplan moet worden bijgesteld. Ellen moet dán weer naar een specialist, dán weer met een van haar kinderen naar school omdat er problemen zijn, dán heeft ze weer een off-day en zit ze er helemaal doorheen. Ik krijg haar dan ook telefonisch niet te pakken”. De manager vertelt dat Ellen heel open is en alle medische details met haar deelt. Ze heeft alle begrip voor Ellen maar ze wil ook dat deze weer snel stappen maakt om het werk te hervatten. Wat is daar voor nodig?

Begeleiden van medewerkers die re-integreren is maatwerk
Als HR ondersteunt u de manager bij het re-integreren van medewerkers. Meestal gaat de re-integratie vanzelf maar soms is het flink manoeuvreren. Het toepassen van de verzuimprocedure vraagt van managers dat ze maatwerk bieden. Medewerkers zitten verschillend in elkaar en daarnaast is geen enkele situatie die speelt hetzelfde. Dagelijks vinger aan de pols houden als iemand zich net heeft ziek gemeld is bij de ene medewerker nodig, terwijl dat bij een ander juist averechts werkt.

Wisselwerking tussen manager en medewerker
Iedere manager heeft een eigen aanpak. In hoeverre er begrip is voor een medewerker zal enerzijds afhangen van de stijl van leidinggeven en ook de persoonlijkheid van de manager. Empathische kwaliteiten helpen om de juiste aandacht en support aan medewerkers te geven. Anderzijds heeft elke medewerker te maken met persoonlijke ervaringen, houding en motivatie en de huidige lichamelijke en psychische gezondheid. Er is altijd sprake van een wisselwerking. Als de verstandhouding niet goed is zal dat negatief van invloed zijn op de re-integratie.

Samenwerking in het Sociaal Medisch Team (SMT)
Het is belangrijk medewerkers die verzuimen, re-integreren of frequent verzuimen te bespreken in het SMT-overleg. HR, de bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werk adviseren de manager vanuit hun verschillende invalshoeken. Uiteraard met inachtneming van het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts en de geheimhoudingsplicht van bedrijfsmaatschappelijk werk. Dankzij deze multidisciplinaire samenwerking worden krachten gebundeld waardoor de medewerker vaak een stuk sneller weer aan het werk gaat.

De bedrijfsarts is de enige die re-integratie-adviezen geeft. Deze adviseert de medewerker en de manager over beperkingen en mogelijkheden met betrekking tot de re-integratie. Ook zet de bedrijfsarts gerichte interventies in om het herstel van medewerkers te bevorderen. Ellen wordt door de bedrijfsarts voor een begeleidingstraject verwezen naar bedrijfsmaatschappelijk werk.

Onderliggende problemen
De manager van Ellen geeft haar al langer leiding. De maanden voorafgaand aan de ziekmelding ziet zij Ellen steeds minder functioneren. Ze komt vaak moe op het werk en haar concentratie is slecht. Eigenlijk voldoet Ellen al langere periode niet aan haar functie-eisen. De samenwerking in het team met haar collega’s is niet optimaal en haar manager ziet dat ze zich in de communicatie terugtrekt. Het slechter functioneren en het verzuim lopen nu dwars door elkaar heen. Het frustreert de manager dat ze steeds minder grip op Ellen krijgt.

De-medicaliseren en de-escaleren
De gesprekken tussen Ellen en haar manager gaan grotendeels over de problemen thuis en over haar gezondheid. Het is voor HR van belang de manager te adviseren dit enigszins in te perken en te de-medicaliseren. Beter is het om de focus te verleggen naar de re-integratie, zodat er een beter evenwicht ontstaat in de gesprekken. Ellen kan bij de bedrijfsarts terecht om alle medische informatie en details te bespreken.

Als u merkt dat er spanningen ontstaan in de relatie tussen de manager en de medewerker, kunt u als HR ondersteunen door samen met de manager de verschillende doelen uit elkaar te halen. Wat is het doel voor Ellen op korte termijn (bijvoorbeeld: herstellen), en wat is voor in de toekomst van belang (bijvoorbeeld: verbeteren functioneren). Hiermee helpt u de situatie de-escaleren. Laat de adviezen van de bedrijfsarts hierin leidend zijn. Zoek contact met de bedrijfsarts als een advies niet duidelijk is. Een driegesprek tussen medewerker, manager en de bedrijfsarts kan ook helderheid geven.

Vlottrekken re-integratie
Zet bemiddeling in om een dreigend conflict te voorkomen. Het doel is de communicatie en de onderlinge verhoudingen te verbeteren. Bedrijfsmaatschappelijk werk kan dit doen. Deze handelt vanuit een onafhankelijke en neutrale positie. Ellen en haar manager voeren twee bemiddelende gesprekken. De ontstane situatie wordt vanuit ieders beleving uitgesproken, net als hun wensen en behoeften. Ze leggen hun afspraken vast. Hierna is er weer volle aandacht voor de re-integratie.

Schakel een officiële Registermediator in als de standpunten zijn verhard en er hoe dan ook een oplossing moet komen. Een advies van de bedrijfsarts, dat een mediation als instrument moet worden ingezet om het conflict op te lossen, kan hierin behulpzaam en ook noodzakelijk zijn.

Wat doet u als HR om bij onverwachtse conflicten tijdens een re-integratie deze weer vlot te trekken?

Bovenstaande blog is gepubliceerd op de website van XpertHR Actueel. Het voormalige Penoactueel.nl heet nu XpertHR Actueel en biedt online vakinformatie voor HR-professionals. Het laatste nieuws, achtergrond en opinie. XpertHR Actueel is onderdeel van Reed Business Information.